Dokumenten-Management

Ein Dokumenten-Management-System ist zunächst einmal ganz einfach ein Softwareprogramm. Mit einem DMS werden große Papierstapel und Aktenberge in übersichtliche Ordner auf dem PC umgewandelt. Es handelt sich dabei um ein zentrales Archiv, in dem alle Dokumente (Papierbelege, Word- und Excel-Dateien, Bilder, PDF-Dokumente, E-Mails, etc.) teil- oder vollautomatisch abgelegt werden.

Und so funktioniert es: Alle eingehenden Papierbelege werden mit einem Dokumenten-Scanner digitalisiert, ein Abbild des Beleges wird also auf dem Computer gespeichert. Nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen können die Dokumente in unterschiedlichen Ordnern oder Unterordnern abgelegt werden. Mit der entsprechenden Einstellung erledigt der Scanner das sogar automatisch. Insbesondere bei der Suche nach Dokumenten, erspart Ihnen ein DMS viel Zeit und Mühe: Statt Akten zu durchforsten und zig verschiedene Speicherorte Ihres Netzwerkes abzusuchen, brauchen Sie einfach nur einen entsprechenden Suchbegriff in Ihrem DMS einzugeben und schon liegt Ihnen das Gesuchte vor – in Sekundenschnelle.

Leistungsstärkstes und günstigstes Dokumenten-Management-System der Welt

ecoDMS ist der Standard für eine einfache, langfristige, revisionskonforme und plattformunabhängige Archivierung aller Dokumente. Die Software räumt den Schreibtisch auf und bringt Ordnung ins Büro. Aktenordner und der allgemeine Papierverbrauch können mit diesem Dokumenten-Management-System auf ein Minimum reduziert werden.

Gesetzes- und revisionskonform enthält ecoDMS ein professionelles Backup-System für die Datensicherung und Wiederherstellung. Als Einzelplatzlösung, in kleinen und großen Netzwerken, auf einem NAS und als Mietlösung bietet ecoDMS enorme Skalierbarkeit.

Analog - Digital - Zentral

Die Software vereint alle Dokumente und Informationen in einem zentralen, elektronischen Archiv. Papierunterlagen und digitale Dokumente können mit ecoDMS archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Zum Speichern der Dokumente enthält ecoDMS vielfältige Funktionen, wie z.B.:

  • E-Mailarchivierung aus den gängigen E-Mailprogrammen per Plugin
  • Dokumentenarchivierung aus den gängigen Office-Programmen per Plugin
  • Archivierung aus beliebiger, druckfähiger Drittsoftware via PDF/A-Drucker
  • Blitzschnelle Ablage von nahezu allen Dateien per Drag & Drop
  • Digitalisierung von Papierdokumenten mittels herkömmlichen Dokumentenscanner
  • Direkte Archivierung vom Smartphone und Tabet aus per Webclient
Webclient - Überall flexibel zugreifen

Mit dem Webclient kann über den Internetbrowser unabhängig von der Plattform und dem Standort am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet auf ecoDMS zugegriffen werden. Optimal ist darüber z.B. auch eine sichere, schnelle und einfache Einbindung von ecoDMS ins Homeoffice möglich

Microsoft Office Integration / Open-Office Integration

ecoDMS verfügt über ein eigenes Plugin für Microsoft Office. Damit können Dokumente direkt aus den Programmen Word, Excel, PowerPoint und Outlook in ecoDMS archiviert werden.

PDF-A Drucker

Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Programmen wie zum Beispiel Bildbearbeitungssoftware, Grafikanwendungen oder Buchhaltungssoftware im PDF/A Format archiviert werden.

Dokumente scannen

Mit einem beliebigen Scanner können Sie Ihre Papierdokumente digitalisieren und dann entweder voll automatisch in ecoDMS archivieren oder erst über das Inbox-Tab in ecoDMS abgerufen und aufbereiten.

Automatische Verarbeitung von Dokumenten

Klassifizierungsvorlagen ermöglichen eine automatische Erkennung und Ablage von Dokumenten. Über den integrierten Vorlagen Designer von ecoDMS können diese individuell erstellt werden.

Anzeige, Download, Export

Die archivierten Dokumente können aus ecoDMS heraus geöffnet, bei Bedarf heruntergeladen und auf einen beliebigen Datenträger kopiert werden. Die Vollversion beinhaltet zudem ein Datenexport-Plugin mit Offline Reader.

Suche, Filtern, Wiederfinden

Die automatische Volltexterkennung (OCR) von ecoDMS macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software verfügt über intelligente Such- und Filtermöglichkeiten. Wiederkehrende Suchanfragen können dabei als Favorit gespeichert werden.

Versionsverwaltung

ecoDMS ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments. Dabei bleibt das Original stets erhalten. Optional kann eine Bemerkung zu jeder Version hinzugefügt werden.

Notizen

Für die archivierten Dokumente können bei Bedarf Notizen erfasst werden. Diese Funktion gleicht dem bekannten, gelben Klebezettel.